5 Gründe gegen Projektmanagement mit Excel – oder: Warum ein Faxgerät nicht ins Homeoffice gehört!
Wir finden Dinosaurier cool! Aber bitte nicht im Unternehmen und schon gar nicht an kritischen Stellen, die den Erfolg unserer Kunden gefährden. Im Projektmanagement ist Excel so ein Dinosaurier, den wir zwar schon im Informatikunterricht liebgewonnen haben, der unseren Ambitionen und wachsenden Anforderungen jedoch nicht mehr gerecht werden kann.
Gefährliche Nostalgie: Projektplanung mit Excel
Excel ist zweifellos ein Alleskönner; hat es uns doch durch die Schulzeit und erste Jobs unzählige „mal eben schnell“ erstellte Listen gerettet. Und ja, viele Unternehmen schwören auch heute noch auf Excel für ihre Projektplanung. Aber kann seriöses Projektmanagement mit Excel wirklich funktionieren? Oder hält uns etwa die Nostalgie gefangen?
Hier sind fünf Gründe, warum Excel als Tool für die Projektplanung in Ihrer Firma so etwas wie ein Faxgerät im Homeoffice darstellt und wie Sie erst mit smarteren Lösungen wie Jira richtig durchstarten können.
1. Excel liebt Daten, aber Projekte sind chaotisch
Mit einem Projektplan für Excel lassen sich Aufgaben wunderbar in Tabellen packen und verweilen dort für jeden gut sichtbar – bis sich etwas ändert. Denn kein Projekt verläuft linear.
Ein Beispiel: Ein Kollege verschiebt ein Datum, und plötzlich stimmen alle Abhängigkeiten nicht mehr. Herzlich willkommen im Excel-Labyrinth! Projekte brauchen Flexibilität, und das ist schlichtweg nicht das Spezialgebiet von Excel.
Änderungen, neue Aufgaben oder Prioritäten machen aus Ihrer Excel-Datei schnell ein abstraktes Picasso aus bunten Farben, unverständlichen Kommentaren und kryptischen Abkürzungen.
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2. „Projektplanung mit Excel Vorlage“ klingt verlockend, ist aber limitiert
Google ist voller „genialer“ Vorlagen für die Projektplanung mit Excel. Aber sobald Sie anfangen, diese Vorlagen zu nutzen, merken Sie schnell: Der vermeintlich maßgeschneiderte Anzug kommt irgendwie doch aus dem C&A von der Stange. Passt er? Vielleicht schon. Sitzt er perfekt? Eher nicht.
Jedes Unternehmen hat individuelle Anforderungen. Vorlagen lassen sich oft nur schwer anpassen und auch dafür braucht es Experten, die sich im Excel-Formel-Kosmos zumindest zurechtfinden. Es ist besser, keine Zeit mit Bastelarbeiten zu verschwenden und stattdessen Tools zu nutzen, die es sich zur Aufgabe gemacht haben, sich an Ihr Unternehmen anzupassen.
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3. Excel ist ein Teamplayer – zumindest in der Theorie
„Projektplan_final_v3_Überarbeitet_NEU.xlsx“,
„Projektplan_ganz_neu_v3.5_intern.xlsx.“, „Projektplan_jetzt_aber_wirklich_ganz_fertig_und_final_hoffentlich.xlsx“
Der Klassiker: Die Excel ist im Umlauf und schon nach einer Woche kursieren 7,5 Versionen von 5 Mitarbeitern – das Chaos ist vorprogrammiert. Auch ein geteiltes Dokument schafft erfahrungsgemäß keine Abhilfe, weil immer irgendetwas nicht gespeichert oder übersehen wird.
Hier leidet die Zusammenarbeit massiv, weil Excel nur bedingt für echte Teamarbeit ausgelegt ist. Kommentare und Änderungen landen in unterschiedlichen Dateien, und irgendwann weiß niemand mehr, welche Version eigentlich noch aktuell ist. Resignation macht sich breit und viele bezahlte Arbeitsstunden gehen ins Land, nur um die richtige Version in den Untiefen der Cloud oder auf der lokalen Festplatte zu finden.
Klingt wie ein typischer Montag – unabhängig vom eigentlichen Wochentag – bei Ihnen?
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4. Fehler sind vorprogrammiert – wortwörtlich
Schon einmal versucht ein Bild in Word um einen Pixel zu verschieben oder einen Absatz einzurücken? Nein, natürlich nicht! Zu groß ist die Gefahr, das Dokument, den Rechner und die Eurasische Plattentektonik aus dem Gleichgewicht zu bringen.
Excel verhält sich da ähnlich, ist jedoch etwas undurchsichtiger, da Fehler oder Abhängigkeiten sich „zwischen den Zellen“ verstecken: Eine falsche Formel, ein verrutschtes Datum, eine Zeile zu viel kopiert – und da haben wir den Projektdaten-Salat. Für Ihre Projektplanung mit Excel kann das fatale Folgen haben. Ein einziger Tippfehler führt schnell zu verpassten Deadlines oder falschen Entscheidungen.
Geteilte Dokumente erhöhen dieses Risiko zusätzlich. Am Ende des Tages war es der übliche verdächtige Mitarbeiter: Herr Niemand! Spätestens jetzt wird es selbst für Ihre Formel-Koryphäe mit Excel-Ehrendoktor zur Sisyphus-Arbeit, die „geniale“ Projektplanung Vorlage für Excel „Projektplan_jetzt_erst_recht_v1,1/3.xlsx“ trotz Backup (von wann war das noch einmal und wo liegt das noch gleich?) wiederherzustellen.
Wie Sie diese Horrorszenarien dank Jira, Confluence und ganzheitlichen Cloud-Lösungen vermeiden, erfahren Sie hier:
5. Excel gibt keine Antworten, wirft dafür aber Fragen auf
Ein modernes Projektmanagement Tool sollte Ihnen dabei helfen, den Überblick zu behalten, Prioritäten zu setzen und Daten sinnvoll auszuwerten. Excel kann zwar Daten speichern, aber es ist nicht dafür gemacht, die Geschichte hinter den Zahlen zu erzählen. Wie ist der Projektfortschritt? Wer hängt hinterher? Welche Aufgaben blockieren den Rest? Mit Excel bleibt vieles davon vernebelt.
Mit innovativen Funktionen, unzähligen Apps und individuellen Anpassungen bringt Jira Licht ins Dunkel und unterstützt Sie bei der fortlaufenden Optimierung Ihrer Prozesse. Durch das Zusammenspiel von Jira und Confluence als leistungsstarke Unternehmens-Wiki verhindern Sie die Silobildung und schaffen einen virtuellen Raum für regen Austausch und enge Zusammenarbeit.
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Warum nicht einfach modernisieren?
Wenn Sie sich in den Punkten wiederfinden, sind Sie damit nicht allein. Begreifen Sie es als Chance, Ihr Vorgehen grundlegend zu ändern und bunte Picasso-Tabellen, Versions-Wirrwarr und Projektchaos hinter sich zu lassen.
Es geht nicht darum, Excel schlechtzureden. Genau wie Dinosaurier in der Geschichte hat auch Excel seinen festen Platz im Unternehmen, nur eben nicht im Projektmanagement. Dafür gibt es fortschrittliche Tools wie Jira, die durch ihre Funktionen, Integrationen und eine äußerst faire Preisgestaltung ihren Weg in das moderne, agile Projektmanagement innovationstreibender Firmen auf der ganzen Welt gefunden haben.
Jira bietet:
- Flexibilität: Passen Sie Workflows und Boards an Ihre Bedürfnisse an.
- Transparenz: Jeder sieht, wer an was arbeitet – in Echtzeit.
- Zusammenarbeit: Kommentare, Updates und Fortschrittsberichte werden zentral gespeichert.
- Fehlerfreiheit: Automatisierte Prozesse minimieren menschliche Fehler.
Excel hat uns weit gebracht, aber Projekte brauchen Tools, die mit der Zeit gehen. Mit Jira können Sie Ihre Projektplanung auf ein neues Level heben – effizient, flexibel und vor allem fehlerfrei.
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