Einblicke in den digitalen Arbeitsalltag bei Polygran

Meet Daniela – Einblicke in den digitalen Arbeitsalltag bei Polygran

28. Januar 2021

Die neue „Corona-Arbeitsschutzverordnung“– jetzt gilt Home Office für alle, die es möglich machen können. Für mich und mein Team bei Polygran ist das Arbeiten von Zuhause längst zur Routine geworden – und diese Routine wurde Jahr für Jahr optimiert. Die Polygran GmbH ist ein Unternehmen, das Digitalisierung und Home Office als etwas längst Etabliertes lebt und liebt. Jeder von uns darf die eigene Arbeitszeit (glücklicherweise) dem persönlichen Biorhythmus, der Familie, Freunden oder Hobbys zeitlich anpassen. Wie sieht also ein Arbeitsalltag bei der Polygran GmbH aus? Ich möchte einen Einblick ermöglichen und – passend zum aktuellen Thema – meinen ganz persönlichen Umgang mit digitalen Tools im Home Office teilen.

6:30 Uhr – Digital Morning

Beim ersten Kaffee und iPad auf dem Schoss wird erstmal der Blink des Tages bei Blinkist gelesen, die aktuellen News im Personalwesen bei Xing durchstöbert und Siri nach dem Wetter gefragt. Mit neuem Wissen und Energie schäle ich mich aus dem Sessel. Es geht raus an die frische Luft – eher etwas unfreiwillig wegen der Blase meines Hundes, aber die kalte Luft macht zusätzlich wach. Der Arbeitsplatz wird mit Wasser, Brainfood und noch mehr Kaffee ausgestattet und die Playlist „Pure Focus“ bei Apple Music gestartet.

8:00 Uhr – Digital Workflow

Outlook wird zuerst geöffnet. Termine, Mails und Aufgaben werden gecheckt und per Eisenhower-Prinzip in eine To-Do Liste übertragen. Ob diese digital bei Jira oder handschriftlich auf meinem iPad organisiert werden, ist abhängig von der Art der Aufgabe. Wichtig ist, dass alle Kolleg*innen auf dem Laufenden bleiben und alles übersichtlich ist. Anschließend starten die ersten Weeklys, Jour Fixes und Stand-Ups – virtuell über Teams. Sehr lange gesprochen, gechattet und geplant wird vormittags jedoch nicht. Gefühlt sind zu dieser Zeit fast alle in einer Phase, in der fokussiert gearbeitet wird. Also liegt hier die Betonung beim digitalen Workflow auf „Flow“. Die mentale Vertiefung in die Aufgaben fällt aufgrund der digitalen Tools, die wir in unserem Unternehmen einsetzen dürfen, sehr leicht. Teams-Chats für schnelle Abstimmungen, Confluence für leicht auffindbare Infos, Personio für schlanke Verwaltungsarbeiten und übersichtliches Recruiting.

12:00 Uhr – Digital Break

Meistens erinnert mich eine Push-Benachrichtigung an meine Mittagspause – die digitalen Tools nehmen mich häufig so sehr ein, dass ich nicht merke, wie schnell die Zeit verfliegt – schön, dass es hierfür auch digitale Hilfsmittel gibt. Um meine Augen, meinen Rücken und mein Gehirn etwas zu entspannen, habe ich in den letzten Monaten das Kochen wieder lieben gelernt. Scheinbar haben die Farben und Düfte der Lebensmittel, eine regenerierende Wirkung auf meine Konzentration. Ein paar Minuten dabei zu stehen ist sicherlich auch nicht schlecht für meine Körperhaltung. Die Rezepte werden natürlich auf digitalen Kochplattformen und über Apps gesammelt und nachgekocht. Lieferando ist momentan zwar immer noch eine App auf der ersten Seite meines iPhones, aber es wird mittlerweile nur dann bestellt, wenn echt mal keine Zeit mehr ist.

13:00 Uhr – Digital Meetings

Längere Gespräche lege ich mir lieber auf den Nachmittag. So habe ich am Vormittag noch Zeit, mich auf die Inhalte vorzubereiten und die wichtigsten Infos zu den Menschen, Themen und Projekten am Nachmittag frisch im Kopf. Digitale Tools helfen mir zwar bei der Dokumentation und Strukturierung von Informationen, trotzdem sind mir klare Gedanken wichtig für ein klares Gespräch. Videokonferenzen finden häufig über Teams, Zoom oder Google Meet statt. Die Funktionalitäten dieser Lösungen haben sich seit dem letzten Lockdown nach und nach erheblich verbessert.

“Meine persönlichen Tipps für gute Video-Meetings: Gutes Licht, gutes Internet, lockerer und authentischer Gesprächseinstieg und Meetingnotes nebenbei im Blick haben.”

Dennoch bevorzuge ich einen schnellen Call gegenüber einem langen Chat. Häufig sind Dinge schneller besprochen als mühsam beschrieben. Für Fragen wie z.B. Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen hochzuladen sind, ist ein Teams-Call mit Bildschirmfreigabe einfach besser geeignet. So kann ich direkt visuell vorführen, wie es geht. Für aufwendigere Fragestellungen ist immer noch die gute alte Mail ein unkompliziertes Medium. So kann ich einfach alle zugeschickten Inhalte z.B. als Jira-Task anlegen oder das nächste Online-Meeting dazu planen.

16:00 Uhr – Digital Finish

Solange es zu dieser Jahreszeit noch hell ist, gehe ich raus, um etwas Vitamin D zu tanken.

Natürlich begleiten mich mein Hund und mein iPhone. So bin ich für alle erreichbar und kann kurzfristige Anliegen schnell nebenbei organisieren. Lange Tasks müssen vorerst warten. Ob die neuen Aufgaben nun bis nach meinem Spaziergang warten müssen oder bis zum nächsten Tag, hängt vom Grad der Dringlichkeit oder meinem Energielevel ab. Fakt ist, dass mich der digitale Workflow bei meinem Job so unterstützt, dass ich tagtäglich viel schneller, zuverlässiger und flexibler arbeiten kann. Wie digital mein Feierabend aussieht, werde ich hier nicht weiter vertiefen. Ob ich also eine Yogasession mit Mady Morrison oder ein Workout mit Pamela Reif bevorzuge, ob ich lieber Netflix oder Amazon Prime anschaue oder ob ich lieber Podcasts höre oder übers Kindl lese? Darüber tausche ich mich am liebsten mit meinen Kolleg*innen bei unserem Friday-Cheers-Meeting aus.

Hoffentlich konnte mein Arbeitsalltag dazu inspirieren, wie ein gut strukturierter Tag im Zusammenhang mit den richtigen digitalen Tools ein produktiveres Arbeiten unterstützen kann– auch im Home Office.