Der erste Schritt ist die Ermittlung des genauen Bedarfs und der konkreten Problemstellung sowie die Erfassung des Ist-Zustandes. Darauf aufbauend wird von Polygran ein Business Case erstellt. Dieser enthält die Definition des Anwendungsfalls und zeigt auf, wie der Umsatz gesteigert oder die Kosten gesenkt werden können. Dies kann z.B. durch Rationalisierung und Effizienzsteigerung erreicht werden. In dieser Phase wird auch die zukünftige Projektplanung erstellt, die den Umfang definiert und die technischen, organisatorischen und betriebswirtschaftlichen Rahmenbedingungen festlegt.

Im Grundkonzept entwickelt Polygran einen Lösungsvorschlag. Die erarbeitete Lösung ist ein umfassender Vorschlag, der aus mehreren Komponenten besteht und sowohl textlich als auch grafisch dargestellt wird. In diesem Schritt ist es besonders wichtig, ein gemeinsames Verständnis für die Lösung zu schaffen. In Korrekturzyklen wird das Konzept verfeinert und geschärft, bis das Zielkonzept erreicht ist.