HubSpot vs. Salesforce: Welche CRM-Lösung passt zu Ihrem Unternehmen?
In der Diskussion um CRM‑Systeme fallen zwei Namen besonders oft: HubSpot und Salesforce.
Beide sind leistungsfähige Plattformen, doch je nach Unternehmensgröße, Anforderungen und Strategie kann die jeweils bessere Wahl stark variieren. In diesem Artikel möchte ich Ihnen einen differenzierten Blick geben — mit praktischen Kriterien und verdeckten Fallstricken — sodass Sie am Ende entscheiden können, ob HubSpot die intelligentere Wahl ist (ja, das ist keine Überraschung, aber der Weg dorthin zählt).
1. Architektur & Plattformphilosophie: Baustellen oder Baukasten?
Salesforce: mächtiger Baukasten mit vollem Zugriff
Salesforce ist so etwas wie das „Baukasten‑CRM par excellence“. Es erlaubt tiefgehende Individualisierung, eigene Objekte, umfangreiche Rollen- und Berechtigungsstrukturen sowie ausgefeilte Workflows. Bei sehr komplexen Anforderungen (z. B. in großen Konzernen mit vielen Subunternehmen, Lizenzierungsmodellen, exotischen Vertriebsprozessen, mehreren Geschäftseinheiten) sind viele dieser Features ein Vorteil.
Aber: Diese Flexibilität kommt mit Kosten — nicht nur finanziell, sondern auch operativ. Jede Anpassung erfordert Planung, Testing, Governance und in vielen Fällen Expert:innen (Admins, Entwickler). Änderungen oder Updates können (wenn schlecht gemanagt) zu technischem Schuldengut führen.
HubSpot: Modular, integrierend und mit klarer Linie
HubSpot verfolgt eher den Ansatz:
„So viel Freiheit wie nötig, so wenig Komplexität wie möglich“
Die Plattform ist modular aufgebaut: Marketing Hub, Sales Hub, Service Hub etc. — alle einheitlich konzipiert und mit einem gemeinsamen Datenmodell. Das heißt: Man fängt oft mit Kernfunktionen an und skaliert gezielt. Zusätzlich ist vieles „out of the box“ nutzbar — mit klaren Best Practices.
Vorteil: Ein zentraler Datenkern, weniger technisches Overhead, schnellere Time-to-Value und geringerer Wartungsaufwand. Für viele mittelständische Unternehmen oder Einheiten in größeren Firmen ist dieser pragmatische Ansatz effizienter.
2. Benutzererfahrung & Adoption: Wie schnell wird Ihr Team produktiv?
Salesforce: hohe Hürde, hoher Aufwand
Die Lernkurve ist steil. Insbesondere Nutzer:innen ohne technische Affinität benötigen oft intensives Training. Viele Prozesse müssen erst konfiguriert werden (z. B. Page Layouts, Lightning Pages, Validierungsregeln). Wenn interne Admin-Ressourcen fehlen, ist man schnell auf externe Berater angewiesen.
HubSpot: von Anfang an nutzbar
HubSpot legt großen Wert darauf, dass auch Nicht-Techniker schnell starten können. Viele Kernfunktionen — Kontakte, Deals, E-Mail, Formular- und Landingpagebau — sind bereits sofort nutzbar. Die Oberfläche wirkt modern, logisch und konsistent über alle Hubs hinweg. Dadurch sinkt die Eintrittsbarriere und drückt weniger auf das Tagesgeschäft.
Das führt zu schnellerem ROI, weil das Team schneller selbstständiger arbeitet.
3. Funktionen & Automatisierungen — welches Level brauchen Sie?
Komplexe Workflows vs. pragmatische Automationen
Salesforce ermöglicht extrem komplexe Automationen — mit Apex, Process Builder, Flows, benutzerdefinierten Objekten etc. Für Szenarien wie dynamische Preisfindung, vererbte Objekte, komplexe Rechtehierarchien oder mehrstufige Trigger-Logiken ist das ein Vorteil.
Doch: Oft reicht ein kleinerer Automatisierungsumfang, wenn er sauber implementiert ist, mehr als eine absurde Komplexität mit steigender Fehlerrate.
HubSpot liefert solide Automatisierungs-Tools (Workflows, Sequenzen, Delay-Logik, If/Else-Branches etc.) in einem intuitiven Editor. Für viele typische Vertriebs- & Marketingprozesse ist das absolut ausreichend. Wenn nötig, lässt sich mit Custom Code oder API-Anbindungen erweitern.
Ein weiterer Punkt: In HubSpot sind alle Hubs (Marketing, Sales, Service) von Anfang an in die Automatisierung mit eingebunden — das reduziert technische Barrieren zwischen Silos.
4. Integrationen & Ökosystem
Salesforce + AppExchange
Salesforce ist stark in punkto Erweiterbarkeit. Dank AppExchange gibt es tausende Drittanbieter-Apps. Doch viele Integrationen kosten extra, brauchen Setup und gelegentlich Wartung. Wenn Sie z. B. mehrere lokale Tools, Datenbanken oder Nischen-Systeme einsetzen, könnten Sie auf Integrationsaufwand stoßen.
HubSpot: native Integrationen & offene APIs
HubSpot bietet von Haus aus viele Plug-and-Play-Integrationen — Mail-Tools, Payments, Webinar-Systeme, Chat-Systeme etc. Für spezielle Szenarien bietet HubSpot eine gut dokumentierte API und Webhooks. Das Kombinieren von Hubs wird dadurch einfacher, und Sie können schneller Datenflüsse realisieren.
Ein Vorteil: Sie haben meist weniger Abhängigkeit von separaten Integrationsprojekten.
5. Kostenmodell & TCO (Total Cost of Ownership)
Salesforce: modulare Lizenzen & versteckte Kosten
Bei Salesforce zahlt man oft für Module (Sales Cloud, Service Cloud, Pardot, CPQ etc.). Für anspruchsvolle Funktionen, Schnittstellen, Datenvolumen oder benutzerdefinierte Entwicklungen kommen zusätzliche Gebühren oder Aufwände hinzu. Hinzu kommen Schulungskosten, Admin-Personal, Updates und Wartung. In vielen Fällen steigen die Kosten exponentiell mit zunehmender Nutzung und Komplexität.
HubSpot: transparente Preismodelle & skalierbar
HubSpot ist bekannt für sein transparentes Lizenzmodell. Man beginnt oft mit einem Basistarif und addiert nur, was man tatsächlich benötigt. Viele Funktionen kommen „gratis“ oder in niedrigerer Stufe mit. Die Skalierung bleibt beherrschbar, und versteckte Zusatzkosten sind weniger wahrscheinlich.
In der Praxis: Für viele mittelgroße Unternehmen amortisiert sich HubSpot schneller — auch weil Betrieb, Wartung und Anpassung weniger kostenintensiv sind.
6. Governance, Datenqualität & Wartung
Ein oft übersehener Faktor:
Systeme wachsen, Nutzer:innen ändern Prozesse, kleine Änderungen häufen sich — das führt zu technischer Schuldenlast. Ein CRM muss also auch nachhaltig wartbar sein.
- Salesforce: Wenn viele Anpassungen gemacht werden, ohne klare Governance, leidet die Datenqualität und die Plattform wird schwerer beherrschbar.
- HubSpot: Der eher restriktive Ansatz und standardisierte Logik unterstützt bessere Wartbarkeit und geringeren Overhead bei Systempflege.
Hinzu kommt: Wer Updates oder neue Versionen einführt, will möglichst wenige Brüche erzeugen — ein schlankeres System hilft.
7. Wann ist Salesforce dennoch (oder ganz klar) die bessere Option?
Ich will nicht blauäugig argumentieren: Salesforce hat seine Berechtigung und in bestimmten Szenarien Vorteile:
✅ Extrem komplexe, stark individualisierte Geschäftslogiken oder Organisationsstrukturen.
✅ Wenn Sie schon tief in der Salesforce-Welt stecken (z. B. Ihre Organisation nutzt bereits umfassend Salesforce-Produkte).
✅ Sehr große Datenmengen oder spezielle Compliance/Regulierung, die nur mit maßgeschneiderten Lösungen abgedeckt werden können.
✅ Bedarf an stark hybriden Architekturen, bei denen CRM-Logik mit Core-IT-Systemen verzahnt sein muss, z. B. stark integrierte ERP-Systeme, IoT, individuelle Plattformlösungen etc.
Doch auch dann ist der Entscheidungsprozess wichtig: Wie viel Aufwand ist wirklich erforderlich — und wie viel Leistung liefert es im Vergleich zu einem schlankeren System?
8. Entscheidungsrahmen: Der “Fit-Checklist”
Damit Ihr Entscheidungsprozess systematisch ist, hier eine Checkliste, die Sie gegen Ihre Situation prüfen sollten:
| Kriterium | Was Sie prüfen sollten | Hinweis / Schwellenwert |
|---|---|---|
| Prozesskomplexität | Gibt es viele verzweigte, individuelle Prozesse, die kaum standardisierbar sind? | Wenn >70 % der Prozesse stark variieren, spricht das eher für Salesforce |
| Technische Ressourcen & Budget | Haben Sie erfahrene Admins, Entwickler und aktives Budget für Anpassungen? | Bei knappen Ressourcen ist ein wartungsarmer Ansatz wichtig |
| Time-to-Value | Wie schnell müssen wertschöpfende Ergebnisse kommen? | Je kürzer der Time-to-Value, desto mehr spricht für HubSpot |
| Integrationsbedarf | Wie viele Systeme, Datenquellen und Tools müssen verbunden werden? | Wenn viele, aber mit offenen APIs — HubSpot ist oft ausreichend |
| Skalierungsperspektive | Wie stark sollen Nutzerzahl, Datenvolumen und Funktionalität wachsen? | HubSpot skaliert gut, aber bei extremen Wachstumspfaden kalkulieren |
| Governance & Wartbarkeit | Wer steuert Änderungen, wer hält die Plattform sauber? | Ein klarer Governance-Plan ist in jedem Fall der Schlüssel |
Am Ende sollten Sie sich nicht fragen: „Ist Salesforce besser?“ sondern „Welches System ist besser für uns?“
Fazit: Warum HubSpot für viele die elegantere Lösung ist
1. Schnellerer Einstieg: Ihr Team kann früher produktiv arbeiten, mit weniger Einarbeitungsaufwand.
2. Beherrschbare Komplexität: Solide Funktionen ohne Overengineering.
3. Transparente Kosten: Lizenzkosten + Betrieb + Wartung bleiben besser kalkulierbar.
4. Integriertes Ökosystem: Marketing, Sales, Service – auf einem gemeinsamen Kern.
5. Weniger technisches Risiko: Weniger Custom-Code, geringerer Wartungsaufwand.
Das heißt nicht: HubSpot ist „immer“ besser.
In Szenarien mit extrem individuellen Anforderungen kann Salesforce richtig sein. Aber viele Unternehmen entdecken, dass sie gar nicht die höchste Komplexität brauchen — sondern einen eleganten, wartbaren und schnell nutzbaren Kern. Und genau da liegt Ihre Chance: Wenn Sie mit einem schlanken, leistungsfähigen Setup starten, können Sie später bei Bedarf wachsen — aber vermeiden von Anfang an Ressourcenverschwendung, Sicherheitslücken und technische Schulden.
FAQ - Häufig gestellte Fragen zum Thema
HubSpot vs. Salesforce
Salesforce bietet ohne Frage enorme Möglichkeiten — insbesondere für sehr große und komplexe Organisationen. Aber: Viele Unternehmen nutzen nur einen Bruchteil dieser Möglichkeiten. HubSpot verfolgt das Prinzip „So viel wie nötig, so wenig wie möglich“ – und das reicht für die meisten B2B-Unternehmen völlig aus, um ihre Marketing-, Vertriebs- und Serviceziele effizient zu erreichen.
Ja – HubSpot bietet zahlreiche Automatisierungs- und Anpassungsfunktionen. Für stark individualisierte Prozesse gibt es Custom Workflows, benutzerdefinierte Eigenschaften, eigene Objekte und sogar Code-Aktionen. Die Kunst liegt oft nicht darin, alles möglich zu machen – sondern das Wichtige einfach und robust zu gestalten.
Definitiv. HubSpot bietet hunderte native Integrationen und eine sehr gut dokumentierte API. Viele Tools lassen sich ohne Entwickler-Know-how anbinden – für spezielle Anforderungen gibt es Webhooks und Middleware wie Zapier oder Make. Besonders vorteilhaft: Alle Hubs greifen auf ein gemeinsames Datenmodell zurück.
Das hängt davon ab, was Sie genau benötigen. HubSpot ist oft günstiger in der Einführung, im Betrieb und in der Wartung, weil es weniger technische Ressourcen benötigt. Bei Salesforce entstehen häufiger versteckte Kosten durch zusätzliche Module, Admins oder externe Partner. Die Total Cost of Ownership (TCO) spricht oft für HubSpot – insbesondere bei kleinen bis mittleren Teams.
Ja. HubSpot ist skalierbar – sowohl was Funktionen als auch Nutzerzahlen betrifft. Sie können mit einem schlanken Setup starten und Module flexibel erweitern. Auch größere Teams mit komplexeren Prozessen können mit HubSpot sehr erfolgreich arbeiten – mit dem Vorteil, dass das System wartbar bleibt.
HubSpot ist DSGVO-konform und bietet mittlerweile auch Datenhosting in der EU an (für Kunden, die das explizit benötigen). Die Plattform bietet viele Funktionen zur Einhaltung von Datenschutzrichtlinien – darunter Einwilligungsmanagement, Double Opt-In und Datenmaskierung.
Gerade mittelständische Unternehmen profitieren stark von HubSpot. Die Plattform bietet einen schnellen Einstieg, niedrige Einstiegshürden und eine hohe Benutzerfreundlichkeit – ideal für Teams ohne großes IT‑Budget. Gleichzeitig ist HubSpot leistungsfähig genug, um mit dem Unternehmen zu wachsen. Viele erfolgreiche Mittelständler nutzen HubSpot als zentrale Plattform für Marketing, Vertrieb und Kundenservice – und vermeiden so die typischen Silos und Systembrüche, die oft mit Wachstum entstehen.
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