4. März 2025

Unser Buyer’s Guide zeigt, wie ein CRM-System wie HubSpot Ihre Kundenbeziehungen optimiert und den Erfolg steigert. Finden Sie die beste Lösung für Ihr Unternehmen!

Ein Unternehmen ohne zentrale Kundenmanagementlösung funktioniert in etwa so gut wie ein Orchester ohne Dirigenten: Egal, wie gut jedes einzelne Element funktioniert, sie werden nie 100-prozentig miteinander harmonieren; das Chaos ist vorprogrammiert. Kundendaten finden sich in unzähligen Excel-Tabellen, E-Mail-Verläufen oder im schlimmsten Fall auf Notizzetteln. Das führt zu ineffizienten Prozessen, verpassten Verkaufschancen und – die größte Gefahr – unzufriedenen Kunden!

Ein Customer-Relationship-Management-System muss her, um den Bedürfnissen des modernen Kunden gerecht zu werden. Doch bitte nicht irgendein CRM! Sie benötigen ein CRM-Tool, das perfekt auf die individuellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens abgestimmt ist. Da der Markt voller vermeintlich „genialer Lösungen“ ist, kann es schwierig sein, die optimale Lösung zu finden, die bestenfalls auch skalierbar ist. Genau darum haben wir diesen Buyer’s Guide als Blogbeitrag für Sie erstellt. Wir klären die wichtigsten Fragen und führen Sie Schritt-für-Schritt zum idealen CRM-System, passgenau abgestimmt auf Ihre Interessen, Mitarbeiter und Kunden.

Vom Käufer zum wertvollen Kunden mit CMR

Für nicht alltägliche Waren und Dienstleistungen gilt: Das Ganze ist mehr als die Summe seiner Teile!

Das heißt, der Kunde kauft nicht nur das Produkt an sich, sondern den gesamten Prozess, mit allem, was dazu gehört: Marketing, Produktsuche, Kaufprozess, Beratung, After-Sales-Service … Erst durch ein ganzheitliches CRM-Konzept wird dieser Prozess für den Kunden zur wohlklingenden Philharmonie – er wird vom Käufer zum Anhänger, zum Fan Ihrer Marke. Dieses effektive Beziehungsmanagement ist der Kern einer langfristigen Wachstumsstrategie mit starken Synergieeffekten:

Ein zufriedener Käufer wird zum treuen Kunden, der auch weitere Produkte bei Ihnen kauft und nicht zuletzt andere Käufer durch (kostenloses) Mouth-2-Mouth-Marketing für Ihr Unternehmen wirbt. Aus wenigen zufriedenen Kunden wird eine Welle von Anhängern, die exponentiell wächst.

Wenn Sie dieses Prinzip verstanden haben, müssen Sie nur noch lernen, die Welle aus zufriedenen Kunden mit einem CRM langfristig zu reiten.

Das CRM-System als Dirigent Ihrer Kundenbeziehungen

Es liegt in der Natur der Sache, dass jeder einzelne Aspekte eines Kaufes – von der Leadgenerierung bis zum After-Sales-Support – in verschiedene Verantwortungsbereiche eines Unternehmens fällt. Effektives Beziehungsmanagement als Kern Ihrer Wachstumsstrategie fordert Ihren Ressourcen einiges ab:

Sich ständig verändernde Bedürfnisse, Ziele und Herausforderungen Ihrer Kunden müssen erkannt und verstanden werden.
Gewonnene Erkenntnisse müssen schnell und kundenorientiert umgesetzt werden.
Beschwerden müssen schnell und effizient bearbeitet werden.
Kundendaten müssen sicher verwaltet werden.
Sämtliche Stellen mit direktem und indirektem Kundenkontakt müssen durchgehend miteinander kommunizieren, sich abstimmen und alle relevanten Kundendaten per Knopfdruck austauschen können.

Diese Mammutaufgabe verlangt eine ganze Abteilung, was wiederum ein enormes Budget verlangt, nur um dieses dann unterm Strich in manuelle Datenverwaltung zu verpulvern.
Mit einem adäquaten CRM-System verwalten Sie Ihre Kundenbeziehungen, sorgen für Kollaboration zwischen einzelnen Abteilungen und erhalten die Gelegenheit, Ihre Kunden zu verstehen – vom ersten Kontakt bis zur langjährigen Zusammenarbeit und unbedingter Markentreue. Ihr CRM-System wird zur zentralen, leistungsstarken Lösung, mit dem Sie jeden Käufer in einen loyalen Stammkunden verwandeln.

Die ersten Schritte zum besten CRM-System für Ihre Bedürfnisse

Ein gutes CRM-System sollte sich nach Ihnen, Ihren Mitarbeitern und Ihren Kunden richten. Um das zu erreichen, sollten Sie sich vor dem Kauf folgende Fragen in Bezug auf diese drei Interessengruppen stellen:

Geschäftsziele:

Welche primären Geschäftsziele & KPIs verfolgen Sie?
Können Sie effektiv darüber berichten, oder gibt es Lücken?
Würde ein neues CRM Ihre Berichterstattung & Entscheidungsfindung verbessern?
Inwiefern könnte ein CRM Ihre Effizienz und Umsatzsteigerung beeinflussen?

Mitarbeiterbedürfnisse:

Wie arbeiten Vertrieb, Marketing & Service aktuell mit Kundendaten?
Haben Ihre Teams vollständigen Zugriff auf relevante Daten?
Wo gibt es blinde Flecken oder Prozesslücken im Datenzugang?
Welche wiederkehrenden Aufgaben könnten durch ein CRM automatisiert werden?

Kundenerwartungen:

Wo treten die häufigsten Probleme Ihrer Kunden mit Ihrem Unternehmen auf?
Gibt es unerfüllte Erwartungen oder eine Lücke zwischen verschiedenen Touchpoints?
Wie könnte ein CRM die Customer Journey verbessern?
Haben Sie bereits konkrete Optimierungsmöglichkeiten im Kundenservice identifiziert?

Technische Anforderungen:

Welche bestehenden Tools & Systeme müssen integriert werden?
Benötigen Sie eine Cloud- oder On-Premise-Lösung?
Gibt es Datenschutz- oder Compliance-Anforderungen, die beachtet werden müssen?
Gibt es Datenschutz- oder Compliance-Anforderungen, die beachtet werden müssen?

Schritt-für-Schritt zum passenden CRM-System mit Polygran

All diese Aspekte zu berücksichtigen, kann überwältigend sein. Die Integration eines guten CRM-Systems ist keine der Aufgaben, die Sie „einfach nebenbei“ erledigen sollten.

Als Experte für CRM-Systeme und deren strategische Implementierung in kundenorientierte Unternehmen unterstützen wir unsere Kunden mit einem strukturierten Fahrplan, um den wahren Wert Ihrer Kundendaten maximal auszuschöpfen.

Schritt 1: Stakeholder einbinden – Bedürfnisse erkennen

Ein leistungsfähiges CRM ist nur dann sinnvoll, wenn es sich an den realen Anforderungen des Unternehmens orientiert. Bevor Funktionen oder Anbieter verglichen werden, beziehen wir alle Teams mit ein und klären wichtige Fragen wie:

Welche Abteilungen arbeiten mit Kundeninformationen?
Welche Herausforderungen haben sie aktuell?
Wie werden derzeit Kundendaten verwaltet?

Die Ergebnisse dieser Gespräche helfen uns, klare Prioritäten zu setzen und ein CRM-System zu finden, das alle relevanten Anforderungen abdeckt.

Schritt 2: Klare Ziele für CRM-Systeme definieren

Jedes Unternehmen verfolgt unterschiedliche Ziele mit einem CRM – von effizienterer Datenverwaltung über bessere Automatisierung bis hin zur Steigerung der Vertriebsleistung. Darum klären wir zunächst unter anderem Folgendes:

Soll das CRM Marketing, Vertrieb und Kundenservice verbinden?
Welche KPIs müssen verbessert werden?
Gibt es bestehende Prozesse, die durch Automatisierung effizienter werden können?

Die Antworten auf diese Fragen geben uns den Input, um notwendige Funktionen zu priorisieren und zwischen „Must-have“- und „Nice-to-have“-Features zu unterscheiden.

Schritt 3: Bestehende IT-Umgebung prüfen

Ein CRM funktioniert nicht isoliert, sondern muss sich nahtlos in Ihre vorhandene IT-Infrastruktur integrieren. Dadurch vermeiden wir ineffiziente Datensilos und manuelle Workarounds.

Unterstützt das CRM-System bestehende Tools wie E-Mail, Buchhaltung oder Ticket-Systeme?
Gibt es Integrationsmöglichkeiten oder APIs für Drittanbieter-Software?
Kann die CRM-Software auch langfristig mit Ihrem Unternehmen wachsen?

Unsere frühzeitige Analyse spart Zeit und Kosten für aufwendige Anpassungen oder Umstellungen.

Schritt 4: Funktionen vergleichen – was benötigt Ihr Unternehmen wirklich?

Jedes CRM-Tool bringt unterschiedliche Funktionen mit, aber nicht alle sind unbedingt für Ihr Unternehmen relevant. Daher konzentrieren wir uns auf folgende Schlüsselfunktionen:

Berichte & Dashboards für datenbasierte Entscheidungen
Automatisierung & Workflows zur Reduzierung manueller Aufgaben
Integration & API-Schnittstellen für nahtlose Anbindung an bestehende Systeme
Datensicherheit & DSGVO-Konformität für den Schutz sensibler Kundendaten

Die richtige Wahl hängt stark von Ihren individuellen Anforderungen ab – und hier lohnt es sich besonders, auf einen erfahrenen Implementierungspartner zu setzen.

Schritt 5: Realistische Kosteneinschätzung

Ein CRM ist eine Investition – aber eine, die sich lohnt. Durch unsere langjährige Erfahrung können wir eine sehr genaue Kosten-Nutzen-Analyse durchführen, die Ihnen einen realistischen Ausblick auf Ihren zu erwartenden ROI gewährt.

Lizenzkosten vs. Skalierbarkeit – günstige Lösungen können langfristig teurer werden, wenn sie nicht mit Ihrem Unternehmen wachsen.
Effizienzgewinne – spart das CRM-System Zeit und Ressourcen durch Automatisierung?
Mitarbeiterakzeptanz – eine komplexe Software, die kaum genutzt wird, bringt Ihnen keinen Mehrwert.

Darum suchen wir für Sie nicht einfach das günstigste, sondern das strategisch beste CRM-Tool.

Schritt 6: Ein detaillierter Umsetzungsplan ist entscheidend

Die Einführung eines neuen CRMs ist ein IT-Projekt, das gut geplant werden muss, um reibungslos zu laufen. Durch eine detaillierte Konzeptionierung sorgen wir dafür, dass die Implementierung Ihres neuen CRM-Systems anstandslos funktioniert.

Datenmigration vorbereiten – welche Daten werden übernommen und wie?
Mitarbeiterschulung sicherstellen – nur wenn das Team das Tool versteht, wird es auch genutzt.
Schrittweise Implementierung – viele Unternehmen starten mit einer Testphase in kleinen Teams.

HubSpot - CRM-System als Dirigent für harmonische Kundenverwaltung

Die Wahl des richtigen CRM-Systems ist zweifelsfrei eine Herausforderung – schließlich soll es leistungsfähig, einfach zu bedienen und flexibel erweiterbar sein. HubSpot hat sich bereits für viele unserer Kunden als genau diese Lösung erwiesen: Eine intuitive Plattform, die Vertrieb, Marketing und Service an einem Ort vereint und dabei mit starken Automatisierungen und klaren Analysen überzeugt. Viele Unternehmen setzen daher auf HubSpot, weil es sich nahtlos in bestehende Prozesse einfügt und mit den Anforderungen mitwächst.

Natürlich ist jede IT-Landschaft individuell und verlangt eine genaue Analyse der bestehenden Bedürfnisse – genau deshalb unterstützen wir von Polygran Ihr Unternehmen dabei, die passende Lösung zu finden, optimal zu integrieren und auch effizient zu nutzen.

Mit Polygran zum passenden CMR-System für Ihr Unternehmen

Durch gezielte Planung und strategische Integration sorgen wir dafür, dass Sie bei der Einführung Ihres CMR-Systems keine „Elbphilharmonie“ mit explodierenden Kosten und verlängerter Bauzeit erleben. Wir suchen den passenden Dirigenten für Ihr Kundenbeziehungsmanagement, sorgen dafür, dass alle Stakeholder im Takt spielen und keiner Ihrer Kunden je wieder die dritte Geige spielt.

Lassen Sie uns gemeinsam die beste CRM-Strategie für Ihr Unternehmen entwickeln.

Schreiben Sie uns eine Nachricht oder vereinbaren Sie direkt einen unverbindlichen Beratungstermin – wir zeigen Ihnen, wie Sie mit der richtigen Lösung mehr aus Ihren Kundenbeziehungen herausholen!